El mail es una gran herramienta de trabajo a la que hay que prestar la atención que merece, porque puedes sacarle mucho provecho si la usas apropiadamente. Así que vamos a empezar por lo más básico:
👉Revisa 3 veces el correo antes de enviarlo. Cuéntalas. Sí, 3 veces. Lee en voz alta lo que hayas escrito porque si hay algo que falle, lo detectarás a la primera… sobre todo, si es un mail importante. Si lo leéis para vosotros, el cerebro tenderá a engañaros para ahorrarse trabajo y no os daréis cuenta de este tipo de fallos.
👉Párrafos de 5 o 6 líneas máximo. Imaginaros 20 líneas seguidas, o 4 párrafos de 5 líneas con un espacio en cada párrafo, ¿verdad? El señor cerebro trabaja a su manera. Visualiza lo que te acabamos de decir… ¿qué preferirías recibir en tu mail?
👉En el asunto del mail, explica de qué va el mail. Ponte en la piel de la persona que lo va a leer y cómo es, para saber qué tipo de lenguaje usar con ella. ¿Verdad que no hablas igual con todo el mundo? Pues aquí igual. Frases cortas y explicativas. Al grano, vamos. 5 o 6 palabras te valen.
👉Lo importante al principio: es como en una nota de prensa. En el primer párrafo tiene que ir lo fundamental. Siempre directos al grano. Luego ya daréis argumentos, detalles, etc. Pero no en el primer párrafo.
👉Ortografía, ¿decimos algo más sobre este punto? No cuesta nada escribir bien.
👉Usad negritas en el texto resaltando alguna palabra o frase clave que definen los elementos importantes de ese mail. La persona mirará el asunto y escaneará el texto rápidamente, para lo cual le ayudaremos con las negritas. Evitarás malentendidos y ambigüedades en los correos.
Esto serían todas las cosas que hay que tener en cuenta para dominar al máximo esta herramienta. Además personalmente recomiendo que aun que cueste un esfuerzo a mayores invirtamos en un correo corporativo que nos distinguirá incluso antes de que abran el correo.
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